Datenschutz

1. Einleitung

Wir stellen unseren Kunden ein Hinweisgebersystem zur Verfügung. Das Hinweisgebersystem kann für die Bereitstellung eines Meldewegs nach dem HinSchG von Kunden genutzt werden.
Mit diesem Hinweisgebersystem können Kunden, Lieferanten, Bewerber, Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter und alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit Ihrem Arbeitskontextes Informationen über Verstöße, die unter das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) fallen, abgeben.

Ferner können uns Kunden mit der Betreuung des Meldeweges betrauen. Hierbei agieren wir als Ombudspersonen und gewährleisten eine vertrauliche Bearbeitung der eingehenden Hinweise.
Mit Unternehmen, die uns als Ombudspersonen betrauen, schließen wir eine Vereinbarung über gemeinsame Verantwortung gem. Art. 26 DS-GVO.

Sofern Kunden unser Hinweisgebersystem verwenden und eigene, interne Personen mit der Betreuung des Meldweges einsetzen, wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO abgeschlossen.

Mit dieser Datenschutzinformation möchten wir Sie über den Umgang mit personenbezogenen Daten und die nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte im Zusammenhang mit unserem Hinweisgebersystem gem. Art. 13, 14 DS-GVO aufklären.

2. Für wen gilt diese Datenschutzinformation?

Diese Datenschutzinformation gilt für alle natürlichen Personen, die unser Hinweisgebersystem nutzen, um Informationen über Verstöße abzugeben. Ferner gilt sie für alle natürlichen Personen, die Gegenstand einer solchen Meldung werden oder von ihr betroffen sind.

3. Wer ist für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich?

Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bei der ETES GmbH, im Sinne des geltenden Datenschutzgesetze, unter anderem die EU Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) ist:

• ETES GmbH
• Talstr. 106
• 70188 Stuttgart


• Telefon: +49 711 489083 - 0
• E-Mail: info@etes.de

4. Wer ist Datenschutzbeauftragter?

Falls Sie Fragen zum datenschutzrechtlichen Umgang mit Ihren Daten haben, stehen Ihnen mehrere Wege (postalisch, telefonisch oder per E-Mail) zur Verfügung, Ihre Fragen abzuklären oder Ihr Anliegen zu übermitteln.

Für allgemeine Anfragen zum Datenschutz und Auskunftsersuchen wenden Sie sich bitte unter genauer Angabe Ihres Anliegens und Ihrer Kontaktadresse an:

• ETES GmbH
• Datenschutzbeauftragter
• 70188 Stuttgart


• Telefon: +49 711 489803 - 0
• E-Mail: datenschutz@etes.de

5. Wofür werden Ihre Daten verwendet und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung der Aufgaben nach dem HinSchG. Darunter fällt die Entgegennahme der Meldung, die Überprüfung sowie die Dokumentation der Meldung über das Hinweisgebersystem. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 10 und 16 bis 18 HinSchG.

In Einzelfällen können besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben nach dem HinSchG erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 9 Abs. 2 lit. g) DS-GVO i.V.m. § 10 Satz 2 HinSchG.

Über das Hinweisgebersystem dürfen nur Meldungen abgegeben werden, die im Zusammenhang mit dem Arbeitskontextes stehen. Zur Entgegennahme von Hinweisen von Personen, die nicht unter das HinSchG fallen, sind wir nach dem HinSchG nicht verpflichtet. Sollten wir uns dennoch dazu entscheiden, Hinweisen, die nicht unter das HinSchG fallen, nachzugehen, stützen wir die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

Bei einer Weitergabe von personenbezogenen Daten hinweisgebender Personen und der übrigen in der Meldung genannten Personen von der internen Meldestelle an die zuständige Stelle erfolgt dies auf Art. 4 Abs.1 lit. c) DS-GVO und §§ 10, 12, 13, 18 Nr. 4 Buchstabe a und 9 Abs. 3 und 4 Nr. 2 HinSchG.

Sollten im Zuge interner Ermittlungen die erhobenen Daten zu anderen Zwecken verwendet werden, bspw. um bei einer stichhaltigen Meldung weitere Untersuchungen durchzuführen oder arbeitsrechtliche Maßnahmen gegen die eines Verstoßes überführten Personen zu ergreifen, erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer entsprechenden Rechtsgrundlage außerhalb des HinSchG.

Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO
Eine Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten kann auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO durch den Beschäftigungsgeber erfolgen, um arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen aufzudecken und entsprechende Folgemaßnahmen einzuleiten. Ferner kann im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses eine Datenverarbeitung zur Aufdeckung von möglichen Straftaten gerechtfertigt sein. Bei der Aufklärung von Straftaten ist Rechtsgrundlage Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG.

Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO
Die ETES GmbH unterliegt umfassenden gesetzlichen Pflichten. Die von uns durchgeführten rechtlichen Schritte dienen damit unter anderem der Umsetzung geforderter gesetzlicher Pflichten.

Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO
Das legitime Interesse des Unternehmens bei einer Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f)
DS-GVO folgt aus dem berechtigten Interesse des Unternehmens, begangenes Fehlverhalten aufzuklären und zu sanktionieren. Die Aufklärung von Fehlverhalten und die Ahndung von begangenem Fehlverhalten stellen ein berechtigtes Interesse dar.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor gesondert darüber informieren.

6. Werden Ihre Daten weitergegeben?

Im Rahmen einer Ermittlung können folgende Stellen Daten für die Aufklärung des Sachverhaltes miteinbezogen werden:
• externe Rechtsanwälte;
• Wirtschaftsprüfer;
• andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger;
• Polizei;
• Organe der Rechtspflege (Bspw. Staatsanwaltschaften oder Gerichte);
• andere Behörden.

Innerhalb eines Unternehmens:
• Uns benannte Ansprechpartner betroffener Unternehmen / Kunden;
• die Führungskraft einer betroffenen Person:
• die Personalabteilung:
• Falls ein Gremium besteht:
Gremium für die interne Ermittlung und Aufklärung der Meldung;
• Sonstige Stellen die im Zusammenhang mit dem gemeldeten Hinweis oder für dessen Aufklärung zuständig sind.

7. Findet eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation statt?

Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland ist nicht geplant.
Nur wenn und soweit dies zur Aufklärung eines Sachverhalts erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten übermittelt. Dies kann der Fall sein, wenn der Sachverhalt einen Bezug zu einem Drittstaat aufweist.

8. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Abgegebene Meldungen werden drei (3) Jahre nach Abschluss eines Verfahrens gelöscht.
Die Dokumentation kann zur Erfüllung der Anforderungen des HinSchG oder anderer Rechtsvorschriften länger aufbewahrt werden, sofern dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Unrichtige Informationen werden unverzüglich berichtigt oder gelöscht.

9. Welche Rechte haben Sie als betroffene Person?

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 EU-DSGVO).
• Sie haben das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DS-GVO).
• Sie haben das Recht, Ihre Daten löschen zu lassen, sofern kein Rechtsgrund zur weiteren Speicherung vorliegt (Art. 17 DS-GVO).
• Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Das hat zur Folge, dass Ihre Daten zwar noch gespeichert werden, aber nur noch unter eingeschränkten Voraussetzungen (z.B. mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen) verarbeitet werden dürfen (Art. 18 DS-GVO).
• Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit aller Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben. Das bedeutet, dass wir Ihnen diese Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen (Art. 20 DS-GVO).

Recht auf Beschwerde

Ihnen steht das Recht zu, sich uns gegenüber oder bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns zu beschweren. Das können Sie uns gegenüber schriftlich, per E-Mail, Telefon oder im persönlichen Gespräch geltend machen, und zwar entweder direkt an unser Unternehmen gerichtet oder unter Zwischenschaltung unseres Datenschutzbeauftragten, dessen Kontaktdaten Sie hier finden.

Darüber hinaus haben Sie gemäß Art. 77 DS-GVO die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu wenden.Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Postanschrift:

• Postfach 10 29 32
• 70025 Stuttgart
• Telefon: 0711/615541-0
• Fax: 0711/615541-15
• E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

10. Veränderung der Datenschutzinformation

Wichtiger Hinweis:
Diese Datenschutzinformation kann von Zeit zu Zeit angepasst werden. Diese Anpassungen erfolgen beispielsweise dann, wenn sich durch den technischen Fortschritt, gesetzliche Vorgaben oder sonstige Einflüsse Veränderungen ergeben.

Wir bitten Sie daher diese Seite immer wieder zu besuchen, um sich über eventuelle Änderungen zu informieren, die wir hier einstellen.